Kiat Memilih IT Outsourcing Terbaik Untuk Perusahaan Anda

Kiat Memilih IT outsourcing Terbaik untuk Perusahaan Anda

Photo Credit: Pexels

 

IT outsourcing kini menjadi pembicaraan di berbagai perusahaan besar sebagai langkah baru dalam mengatasi permasalahan IT. Dalam sejarahnya, IT outsourcing mulai muncul sebagai solusi mengatasi masalah di perusahaan di era 1980-an. Saat itu, dua raksasa perusahaan IT yakni EDS dan IBM mendominasi pasar. Barulah memasuki era 1990-an perkembangannya semakin besar hingga seperti yang kita lihat saat ini. Lantas, bagaimana kiat memilih IT Outsourcing yang baik di era digital seperti sekarang? apa saja jenisnya, dan apa manfaatnya bagi perusahaan? Berikut ulasannya yang perlu Anda simak.

Apa itu IT outsourcing?

Secara definisi, outsourcing adalah praktik bisnis di mana suatu perusahaan menyewa perusahaan lain atau individu yang selanjutnya disebut dengan pihak ketiga dalam melakukan hal-hal tertentu. Pihak ketiga ini tidak hanya melakukan tugas atau aktivitas yang sudah ditentukan, tetapi juga melakukan penawaran. Mengenai mekanisme kerja, pihak ketiga ini mengatur pekerjaannya secara independen.

Hal ini juga berlaku bagi IT outsourcing. Vendor IT outsourcing memiliki tugas meliputi seputar penggunaan, pemulihan, pengembangan perangkat lunak di sebuah perusahaan, hingga pemeliharaan jaringan maupun sistem perangkat lunak di dalamnya. Selain itu juga memiliki tanggung jawab penuh pada sistem IT perusahaan berdasarkan perjanjian layanan atau Service Level Agreement (SLA). Secara umum IT outsourcing terbagi menjadi beberapa jenis yakni:

  • Total outsourcing adalah perusahaan pengguna menyerahkan semua tugas mengenai masalah IT ke pihak penyedia layanan (pihak ketiga) secara keseluruhan. Mulai dari hardware, software, maupun brainware.
  • Total Insourcing, biasanya jenis IT Outsourcing ini berfokus pada penyewaan tenaga ahli (sumber daya manusia) yang dimiliki pihak penyedia layanan kepada pihak perusahaan pengguna.
  • Selective Sourcing, jenis ini bisa dikatakan sebagai perusahaan dapat memilah-milah mana saja fasilitas IT yang akan diserahkan kepada pihak penyedia layanan dalam hal tata kelola.
  • De Facto Insourcing, untuk kategori ini bisa dibilang unik karena perusahaan penyewa meyerahkan semua hal mengenai masalah IT kepada penyedia layanan atas faktor latar belakang sejarah. Maksudnya di sini berdasarkan kemitraan yang sudah dibangun sebelumnya.

Manfaat menggunakan IT outsourcing

IT outsourcing memiliki banyak keunggulan tersendiri, terutama bagi perusahaan penggunanya, mulai dari dapat menghemat dari segi pengeluaran perusahaan hingga produktivitas kerja karyawan. Selain itu, adanya sistem IT yang baik juga dapat meningkatkan performa perusahaan. Terlebih dalam hal pelayanan kepada konsumen. Mengenai manfaat tersebut akan dijabarkan dalam poin di bawah ini:

  • Dapat melakukan penghematan biaya dan waktu

Bagi perusahaan yang tidak menggunakan IT outsourcing harus berpikir ulang mengenai biaya perawatan IT perusahaan secara berkala. Namun, bila Anda menggunakan IT outsourcing, permasalahan-permasalahan tersebut dapat ditangani dengan baik dalam satu paket atau layanan yang ditawarkan oleh penyedia layanan. Bahkan dengan menggunakan layanan tersebut dapat memangkas pengeluaran perusahaan sebesar hingga dua kali lipat dari sebelumnya.

Terutama bagi instansi yang bergerak di bidang pelayanan publik, manfaatnya sangat besar. Hal ini kita dapat melihat dari apa yang dilakukan oleh Dewan Kota Southampton yang bekerja sama dengan sebuah IT outsourcing pada tahun 2007. Kontrak tersebut kemudian diperpanjang hingga tahun 2022 mendatang. Dewan kota tersebut melihat penggunaan IT outsourcing sangat efektif dalam megatasi permasalahan IT baik dari segi biaya dan waktunya.

  • Perusahaan lebih fokus

Keuntungan kedua yang bisa perusahaan dapatkan ketika menggunakan IT outsourcing adalah dapat lebih fokus pada core business. Hal ini dikarenakan semua masalah IT sudah dikerjakan oleh penyedia layanan yang memiliki sumber daya manusia dan tenaga ahli yang profesional dengan training yang terarah dan memadai. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu membuang waktu maupun tenaga yang ada untuk melakukan suatu pekerjaan yang tidak berhubungan dengan inti bisnis. Jadi, semua departemen perusahan dapat fokus mencapai target yang sudah ditetapkan.

  • Lebih fleksibel dalam perubahan IT

Perubahan dalam dunia IT memang bisa saja terjadi secara cepat dan tidak dapat diprediksi. Salah satunya adalah layanan SaaS (Software as a Service) untuk bisnis dan perusahaan. Seperti disebutkan oleh Tirto.id dalam salah satu artikelnya menyebutkan bahwa teknologi aplikasi SaaS banyak digunakan oleh perusahaan untuk menangani masalah accounting, finance, human resources, inventory marketing hingga sales management.

Untuk itulah perusahaan harus cepat beradaptasi bila ingin mendapatkan layanan yang lebih baik. Di sinilah manfaat menggunakan IT outsourcing akan sangat terasa. Penyedia layanan akan melakukan perubahan dengan didukung oleh tenaga profesional. Perusahaan pengguna hanya perlu menyesuaikan perubahan saja, baik dari segi sumber daya manusia hingga infrastruktur IT yang ada.

Selain itu, perusahaan tidak perlu mengadakan training kepada teknisi IT internal. Bisa Anda bayangkan berapa pengeluaran yang diperlukan untuk pembiayaan pelatihan teknisi ini. Seperti membeli peralatan, mendatangkan pemateri dan sebagainya. Semua biaya itu dapat dipangkas ketika Anda bekerjasama dengan perusahaan IT outsourcing

Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih IT outsourcing

Dalam memilih IT outsourcing ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Terlebih di Indonesia saat ini ada banyak pilihan penyedia layanan yang menawarkan pelayanan menarik. Agar Anda tidak salah pilih IT outsourcing, berikut beberapa kiat yang bisa Anda lakukan.

  • Pengalaman dalam menangani perusahaan besar

Indikator yang menjadi pertimbangan adalah penyedia layanan tersebut memiliki testimoni yang baik. Apabila mendapatkan banyak testimoni yang positif, maka layak untuk Anda pilih sebagai mitra IT Outsourcing bagi perusahaan Anda di masa mendatang. Hal ini mengingat testimoni sebagai bentuk pengalaman nyata dari klien terhadap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan IT outsourcing. Anda bisa melihat testimoni perusahaan yang pernah di tangani di website penyedia IT outsourcing.

Contohnya saja bila perusahaan tersebut pernah menangani sebuah perusahaan besar seperti BUMN, bank, rumah sakit, hingga perusahaan perbankan dan finance. Beberapa perusahaan tersebut memiliki SLA tinggi, sehingga apabila vendor IT outsourcing pernah menangani beberapa contoh perusahaan tersebut, ini berarti vendor tersebut memiliki strategi terbaik dengan cara kerja yang cepat dan terukur untuk menyelesaikan permasalahan di perusahaan Anda.

Anda perlu juga memperhatikan siapa mitra dalam IT outsourcing tersebut semisalnya dengan menggandeng perusahaan IT sekelas Dell EMC, Huawei dan sebagainya. Di Indonesia, salah satu vendor IT outsourcing yang memiliki kerjasama adalah Mitra Teleinformatika Perkasa. Apabila vendor menggandeng perusahaan IT ternama, bisa dipastikan layanannya terpercaya dan bisa diandalkan.

  • Tenaga yang profesional

Faktor lainnya yang perlu dipertimbangkan adalah tenaga dan ahli dalam penyedia layanan tersebut. Beberapa indikator penyedia layanan memiliki tenaga ahli yang profesional adalah tenaga tersebut memiliki sertifikasi berdasarkan keahliannya di bidang IT. Contohnya saja tenaga ahli dalam bidang infrastruktur seperti server, storage, maupun network. Selain itu, ada juga tenaga yang ahli dalam sistem backup data hingga tenaga ahli dan profesional dalam hal virtualisasi.

Keberadaan tenaga profesional yang tersertifikasi tersebut sangat diperlukan apabila terjadi kendala sewaktu-waktu dalam sistem IT dapat diandalkan. Dengan demikian, kerugian yang dihadapi perusahaan bisa diminimalisir bahkan diharapkan tidak ada.

  • Teknologi dan layanan yang disediakan oleh IT outsourcing

Fitur dan teknologi adalah dua hal berikutnya yang juga tidak kalah penting. Dengan adanya fitur teknologi canggih, kinerja perusahaan akan semakin lancar. Terutama perhatikan pula fitur keamanan teknologi yang ditawarkan oleh IT outsourcing. Vendor IT outsourcing memiliki fitur yang terkini dan mengikuti perkembangan teknologi. Sebagai perusahaan klien, akan sangat berguna sekali apabila Anda sering menanyakan fitur apa saja yang dimiliki oleh IT outsourcing tersebut. Sehingga Anda bisa memilih berdasarkan kebutuhan untuk perangkat keras maupun perangkat lunak perusahaan.

Contohnya saja mengenai layanan pada fitur perangkat keras dan perangkat lunak seperti dalam hjal operating system, virtualisasi, hingga proses backup and recovery system. Adanya fitur perangkat virtualisasi menggunakan Hyper Converged Infrastructre (HCI) juga membuat proses pemeliharaan semakin optimal.

Penyedia layanan memiliki pelayanan yang berbeda-beda tergantung kebutuhan perusahaan. Salah satu penyedia layanan IT outsourcing di Indonesia yang memberikan layanan secara penuh kepada konsumen (klien) adalah Mitra Teleinformatika Perkasa pun memiliki layanan IT outsourcing yang mampu memberikan dukungan pada jam kerja maupun di luar jam kerja dengan enginer on site maupun jarak jauh.

Itulah ulasan mengenai kiat-kiat dalam memilih IT outsourcing bagi perusahaan Anda. Semoga ulasan tersebut bermanfaat dan dapat menjadi bahan pertimbangan Anda agar tidak salah pilih penyedia layanan terbaik.

 

     

    Related Portfolios